Secara etimologi, pelayanan bisa diartikan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Pada dasarnya melayani adalah kegiatan yang bersifat tidak berwujud yang ditawarkan kepada konsumen atau pelanggan yang dilayani. Pelayanan prima itu sendiri dapat diartikan suatu pola layanan terbaik dalam manajemen modern yang mengutamakan kepedulian terhadap pelanggan. Sederhananya, pelayanan prima (excellent service) adalah pelayanan yang memenuhi standar kualitas yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan.
Drs. H. M. Jamaluddin Ahmad, S.Psi., Psikolog selaku Wakil Rektor II UCY menjadi pembicara dalam acara masa orientasi pegawai baru. Beliau menjelaskan tentang pelayanan prima (service excellent) yang harus dimiliki oleh pegawai-pegawai UCY. Pelayanan prima sendiri menurut H.M. Jamaluddin Ahmad memiliki arti melayani kebutuhan orang lain membantu atau menyiapkan apa yang diperlukan seseorang dengan prima (excellent) yang memiliki arti bermutu tinggi dan memuaskan. Beliau juga menyampaikan bahwa ada beberapa unsur-unsur pelayanan prima yang harus kita miliki sebagai pegawai di UCY adalah seperti kesederhanaan, kejelasan dan kepastian, keamanan, keterbukaan, efisien, ekonomis, keadilan yang merata dan juga ketepatan waktu.
Wakil Rektor yang bertanggung jawab terhadap Sumber Daya Manusia (SDM), Keuangan dan Umum ini menjelasakan ada 4 macam pola SDM. Pertama yaitu yang mampu bekerja dan mau bekerja, kedua yaitu yang tidak mampu bekerja dan mau bekerja, ketiga yaitu mampu bekerja dan tidak mau bekerja, dan yang keempat yaitu tidak mampu bekerja dan tidak mau bekerja. Jika kita ingin memilih maka jadilah tipe seperti yang pertama yaitu yang mampu bekerja dan mau bekerja, jika tidak bisa menjadi tipe yang pertama setidaknya jadilah seperti tipe yang kedua walaupun tidak mampu bekerja tapi masih mau bekerja walaupun tidak punya kemampuan tapi masih ingin bekerja. Namun alangkah lebih baik jika kita menjadi seperti yang pertama dan jangan sampai menjadi seperti tipe yang ketiga atau keempat.
Bukan hanya itu saja, Erna Setyawati selaku staff Bagian Administrasi Umum dan Rektorat (BAUR) juga menjelaskan bahwa salah satu hal yang harus diperhatikan setiap pegawai UCY adalah perilaku cepat, tanggap dan siap jika diminta atasan atau pimpinan untuk mengerjakan pekerjaan yang bersifat mendesak. Selain itu memanfaatkan waktu untuk mengerjakan pekerjaan dengan sungguh-sungguh agar setiap pekerjaan yang diberikan dapat terselesaikan dengan baik.
Tidak hanya itu saja, beliau menjelaskan sikap yang paling mendasar pegawai dalam mengangkat telepon, diawali dengan salam “Assalamu’alaikum” sampaikan salam terlebih dahulu lalu tanyakan kepada si penelpon ingin bertemu dengan siapa dan keperluannya apa, setelah itu menutup telepon kembali dengan salam. Beliau juga menjelaskan tentang bagaimana sistematika penulisan surat di UCY yang diberi kop surat dengan logo UCY, penulisan tanggal dan keperluan pembuatan surat. Sebegitu detailnya beliau sampai hal yang paling mendasar dari setiap pekerjaan disampaikan dengan baik dan lugas.